En l’absence de ressources dédiées aux communications, les OBNL et les PME peuvent se retrouver démunies devant l’accroissement des cas sous investigation ou confirmés de COVID-19.
Afin de ne pas être pris au dépourvu, les dirigeants devraient, si ce n’est déjà fait, préparer ou mettre à jour un plan de continuité des opérations, dont plusieurs modèles gratuits sont en ligne.
Même en l’absence d’un tel plan, les outils de communication pourraient dès maintenant être inventoriés et développés :
- Faire l’inventaire des outils de communication disponibles et des responsables de leur mise en œuvre (rédaction, traduction, distribution)
- Prévoir le partage des autorisations et codes d’accès en cas de maladie ou d’indisponibilité : médias sociaux, site web, utilisation des plateformes de distribution d’infolettre, Intranet, etc.
- Préparer des messages pour les différentes plateformes, et selon divers scénarios : cas sous investigation, confirmés, dans la famille ou l’entourage; retour de voyage de zones à risque, suspension ou ralentissement des activités, etc.
- Prévoir le/les responsables et une relève en cas de maladie ou d’indisponibilité
Conseils généraux – communications internes :
- Communiquer uniquement des contenus validés, correspondant aux indications des autorités
- Communiquer régulièrement – rien n’est pire qu’une rumeur !
- Ne pas émettre d’hypothèses – faire état des faits et des prochaines étapes
- Rendre disponible un ou des moyens de communication pour répondre aux demandes d’information et aux cas particuliers et une ou plusieurs personnes-ressources (ligne téléphonique, courriel, etc.)
Modes de transmission habituels des consignes et des informations
Internes
- Liste de distribution par courriel
- Chaîne téléphonique
- Intranet
- Médias sociaux dédiés (groupe Facebook)
- Conférence téléphonique / visioconférence
Externes, destinés selon le cas aux clients, organismes réglementaires, associations, élus, médias :
- Infolettre
- Site web
- Liste de distribution par courriel
- Médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.)
Pour des conseils médicaux ou plus d’information sur la COVID-19, référer à :
- La ligne Info-Santé : 811
- Ministère de la santé et des services sociaux du Québec : https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/
Gouvernement du Canada : https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies/2019-nouveau-coronavirus.html
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